Автоматизация подготовки и_согласования рабочих документов «Почты России» Автоматизация подготовки и_согласования рабочих документов «Почты России»

Автоматизация подготовки и согласования рабочих документов «Почты России»

Предпосылки для запуска

«Почта России» использует множество разных видов договоров. На момент начала работы с платформой Doczilla были стандартизированы только самые популярные договоры (около 100 наименований). Сотрудники работали в собственной системе электронного документооборота (СЭД). Они составляли типовые договоры в MS Word и загружали их в систему, затем юрист проверял каждый договор, исправлял ошибки, отправлял на доработку. Согласование сильно затягивалось, юристы были загружены рутинной работой. Каждый день создавалось более 700 документов. На согласование поступало не менее 10 договоров в день, объем документов доходил до 120 страниц.


Описание продукта

Doczilla — платформа, с помощью которой можно создавать документы, совместно работать с ними и управлять ими, с встроенным профессиональным конструктором документов. При внедрении этого инструмента создается набор шаблонов всех типовых документов, которые использует компания (договоров с подрядчиками, соглашений о найме сотрудников и т. д.). Благодаря наличию шаблонов сокращается время подготовки и согласования документов.

В состав продукта входят:

  • текстовый редактор с поддержкой совместной работы и конструктором;
  • система хранения документов;
  • библиотека знаний и стандартных формулировок;
  • аналитическая часть: анализ активности пользователей, система детальной статистики.

Модель деятельности: B2G, B2B.


Участники

Исполнитель: компания Doczilla — разработчик продуктов в сфере LegalTech. Сфера деятельности: ИТ, разработка и импортозамещение ПО, автоматизация бизнес-процессов, документооборота.

Заказчик проекта: АО «Почта России».

Проект в «Почте России» внедряла рабочая группа, состоящая из сотрудников заказчика и исполнителя. Со стороны заказчика: руководитель проекта, 10–15 человек в юридическом департаменте. Со стороны исполнителя: руководитель, 3–4 тестировщика, 3–4 юриста, 4–5 человек, выполняющих разные задачи.

Стейкхолдеры: менеджмент и юридический департамент «Почты России».


Этапы реализации

► В сентябре 2019 года началось внедрение конструктора документов для автоматизации закупочной документации.

► В декабре 2019 года в аппарате управления предприятием было запущено пилотное тестирование 89 автоматизированных типовых форм, а в марте 2020 года стартовала интеграция с системой электронного документооборота.

► В 2020 году проект был масштабирован на всю компанию.

► В 2021 году «Почта России» перешла на обновленную версию платформы Doczilla Pro, также платформа была доработана под бизнес-процессы компании.


Техническая часть

► Рабочая группа провела анализ всех форм и шаблонов, определила типовую структуру договора со стандартными полями для заполнения и порядок их заполнения, стандартизировала автоматизацию ключевых разделов в договорах, выстроила схему разработки и этапов согласования типового доходного и расходного договоров. Основное время заняло изучение бизнес-процесса. Параллельно прорабатывались решения, касающиеся аппаратного и технического обеспечения.

► Команда проекта подготовила автоматизированные шаблоны документов, согласовала их с юридическим департаментом и загрузила в систему. Сотрудник выбирает нужный шаблон и заполняет его вариативную часть.

► Проведена интеграция Doczilla Pro с единой СЭД «Почты России», публичными реестрами и базами (ЕГРЮЛ, ФИАС/КЛАДР и др.), в результате данные из соответствующих баз подставляются автоматически в нужные разделы документа.

► Клиенты, работая в СЭД, могут сразу перейти в Doczilla, сделать документ на основе шаблона, а затем передать его обратно в СЭД. Если у клиента нет учетной записи, она создается моментально.

► В ходе интеграции настроены быстрые маршруты согласования типовых документов.

► «Почта России» проводит мониторинг изменений законодательства и актуализирует шаблоны, Doczilla вносит соответствующие изменения в шаблоны договоров по запросу заказчика.


Трудности и риски

► Не все сотрудники готовы отказаться от привычных методов работы.

► Нельзя полностью уйти от согласования договоров разными департаментами.

► При автоматизации шаблона должны учитываться все особенности связанного с ним бизнес-процесса. Необходимо сочетание юридического подхода и ИТ-мышления. Нужно продумывать связи между элементами документа, уметь размечать документ и связывать с нужными базами, а также продумывать, на какие вопросы должен отвечать инициатор при работе с документом.

► Внедрение занимает длительное время, поскольку работа ведется в защищенном контуре. Доступы и технические ресурсы нужно согласовывать через заявки, и это замедляет процесс.


Результаты и перспективы

► Сократилось время на подготовку и согласование документов (см. таблицу).

► В новой системе «Почта России» может готовить до 500 документов в сутки.

► Квалифицированные специалисты больше не тратят время на рутину, могут заниматься более сложными интеллектуальными задачами, приносить работодателю больше пользы и расти профессионально.

► Наличие шаблона позволило исключить из процесса согласования часть подразделений и ускорить процессы. Юристы проверяют только вариативную часть договоров и могут быть уверены, что инициатор не вносил изменения в типовую часть шаблона.

► По состоянию на июнь 2022 года более 2000 пользователей в 83 региональных филиалах готовят документы по-новому — с использованием цифровых инструментов. Система постоянно масштабируется на дополнительные филиалы, число пользователей быстро растет.

Результаты внедрения платформы Doczilla

«Почта России» планирует автоматизировать подготовку технических заданий, претензий и иных процессуальных документов, а также объединить платформу с внутренними информационными системами.